BRILJANT 2025
Konvoj
Framtidens schemaläggning är AI-driven
Konvoj löser välfärdens bemanningspussel
Med inspiration från flygindustrins avancerade optimering har Konvoj byggt ett verktyg som förändrar vardagen i vård och omsorg. Resultatet: färre övertidstimmar, mindre stress och mer tid för relationen mellan personal och brukare.
När schemat blir vårdens akilleshäl
Vård och omsorg är en av samhällets mest komplexa verksamheter. Tusentals brukare med olika behov ska mötas av rätt personal, på rätt plats och vid rätt tidpunkt. Samtidigt måste lagar, kollektivavtal, arbetstidsregler och budgetar hållas. Ändå sker planeringen ofta manuellt – i Excelark eller i föråldrade system som inte är anpassade för omsorgens särskilda logik. Resultatet blir höga kostnader, stressad personal och otrygga brukare.
Det är här Konvoj kommer in – med en algoritmbaserad lösning som inte bara sparar tid, utan också träffsäkert kan lösa schemats komplexa sudokupussel på ett sätt som skapar hållbara kompromisser mellan patient, medarbetare och skattebetalare.
Fakta Konvoj
Grundat
2021
Grundare
Tilda Back
Verksamhet
Schemaläggnings- och bemanningsstöd för vård och omsorg
Målgrupp:
Kommuner, regioner och privata utförare inom hemtjänst, hemsjukvård, särskilda boenden, LSS, regional sjukvård, samt andra verksamheter i välfärden med komplex 24/7-bemanning
Pilotkommuner
Tjörn, Kalmar, Degerfors m.fl.
Omsättning
0,7 MSEK (2023), 5,3 MSEK (2024)
”Ett schema kan verka enkelt på ytan, men när man börjar räkna på det inser man att komplexiteten är astronomisk. För en verksamhet med fem medarbetare och tre passtyper under en fyraveckorsperiod finns fler kombinationer än antalet atomer i det observerbara universum. Och det är denna komplexitet vården hanterar manuellt.”
Tilda Back, grundare av Konvoj
Från KTH till Boeing – och tillbaka till välfärden
Tilda Back tog civilingenjörsexamen från Kungliga Tekniska högskolan i industriell ekonomi med specialisering i tillämpad matematik, optimeringslära och systemteori. Under en utbytestermin i Sydney inspirerades hon av en professor som visade hur optimeringslära kunde användas för schemaläggning inom flygindustrin. Därefter tog hon ett sabbatsår från studierna för att kunna arbeta på Jeppesen, ett världsledande företag inom Boeingkoncernen som då schemalade piloter och kabinpersonal för cirka 40 procent av världens kommersiella flygtrafik.
Men trots att den schematekniska komplexiteten är snarlik, så ser vardagens verklighet mycket annorlunda ut i vården jämfört med i flygindustrin. Med den insikten bestämde sig Tilda för att byta bana och grunda Konvoj. Ambitionen: att ge vården lika kraftfulla verktyg som flyget – men anpassat för relationer, omsorg och människors vardag.
Så fungerar Konvojs plattform
Konvoj bygger en schemaoptimeringsplattform skräddarsydd för vården med hjälp av avancerad matematik och beräkningstunga algoritmer. Plattformen är byggd för att förenkla och förbättra personalschemaläggning, det vill säga att optimera vem i personalen som ska arbeta vilket skift.
Schemaläggaren håller koll på alla förutsättningar såsom verksamhetens behov, tillgänglig personal och lokala schemaregler, och Konvojs algoritm lägger det avancerade pusslet som blir till ett schema. Med hjälp av AI säkerställs att arbetstidslagar efterlevs och möjligheterna att tillgodose personliga önskemål från medarbetare ökar signifikant jämfört med när schemat läggs för hand.
”Det var en fantastisk skola. På Jeppesen bygger man lösningar för att lägga scheman åt piloter och kabinpersonal, en verksamhet där minuter kan vara skillnaden mellan vinst och förlust. Men en dag slog tanken mig: På andra sidan gatan, på hemtjänstkontoret, sitter ett annat gäng och lägger ett mycket snarlikt pussel – för hand. Då såddes ett frö hos mig: varför använder vi världsledande algoritmer för att planera flygpersonal – men inte för att planera omsorgen för våra äldre?”
Tilda Back
När dåliga scheman kostar
Dålig schemaläggning leder till en rad problem: övertid, vikarieberoende, dålig kontinuitet och hög personalomsättning. För brukarna innebär det ständigt nya ansikten och en känsla av otrygghet. För personalen betyder det stress, sjukfrånvaro och känslan av att aldrig räcka till. För skattebetalaren leder det till ineffektiv användning av våra gemensamma resurser.
Med Konvojs plattform blir schemat ett verktyg för förbättring snarare än ett nödvändigt ont.
”Schemat är själva ryggraden i vården. Om schemat inte fungerar blir arbetsmiljön ohållbar och brukarna får inte den vård de har rätt till.”
Tilda Back
Resultaten: från piloter till verklig skillnad
Under 2024 genomförde Konvoj flera pilotprojekt som visar på konkreta effekter. Resultaten presenterades och började skalas under 2025. I Tjörns kommun har man registrerat 70 % färre övertidstimmar och 30 % minskat behov av vikarier. Hos Kalmar kommun har införandet frigjort administrativ tid motsvarande 3,1 årsresurser per år. Mindre tid vid datorn – mer tid för ledarskap och kvalitet.
Kultur och ledarskap är sammanflätat med schemaläggningen
Hur man lägger schema i en organisation är nära sammanflätat med organisationskulturen och synen på ledarskap. Till exempel finns stora variationer i hur centraliserad processen är och hur mycket medarbetarna är involverade. Att lyckas med övergången till AI-driven schemaläggning kräver ofta en omställning av arbetssätt. Eftersom schemat är en känslig fråga som påverkar medarbetarnas liv mycket kan det finnas motstånd mot att förändra hur schemaprocessen ser ut, särskilt om upplevelsen blir en känsla av kontrollförlust till en teknologi som känns okänd och svårbegriplig.
Men det som användarna ofta märker efter ett tag är att Konvojs plattform får en positiv påverkan på kulturen och förenklar för ledarskapet. Plattformen stöttar en transparent och rättvis hantering av personliga önskemål, och ofta kan man tillgodose fler önskemål utan påverkan på behovstäckning när AI lägger pusslet än när det görs för hand. Ledare upplever ofta att de får bättre beslutsunderlag tack vare snabba simuleringar och får därmed mer tid till strategiskt tänkande och möjlighet att fatta bra beslut. I Degerfors kommun lyfter man att Konvojs plattform skapar en arena för innovation eftersom nya idéer från medarbetare snabbt kan testas och utvärderas. Allt detta ökar möjligheterna till att medarbetaren får större inflytande över sin egen arbetstid och skapar därmed förutsättningar för ett produktivt engagemang genom hela organisationen.
”Vi tror på en framtid där teknik frigör tid för det mänskliga. Omsorgen måste få handla om människor, inte om att fylla i Excelark. Om vi kan bidra till det, då har vi lyckats.”
Tilda Back
Tillväxtresan
Konvoj har under de senaste åren haft en imponerande tillväxt. Från en omsättning på 733 000 kronor 2023 ökade bolaget till 5,3 miljoner 2024. Tillväxten fortsätter under 2025 i takt med att fler verksamheter med komplex bemanning ser potentialen i lösningen.
Framtiden för Konvoj
Framåt ser Konvoj stora möjligheter att skala upp. Nationellt står varje kommun, region och privat utförare inför samma utmaning. Med en åldrande befolkning och växande vårdbehov blir effektiva och mänskliga schemalösningar avgörande.
På längre sikt är även den internationella marknaden och andra branscher än vård och omsorg aktuella för Konvoj. Plattformen är byggd från grunden med tanke på skalbarhet och möjlighet till anpassning.
”Vi visste att behovet var stort, men responsen har överträffat våra förväntningar. Kommuner och regioner hör av sig för att de ser att det här är en investering i både arbetsmiljö och kvalitet. Vårt mål är att göra skillnad i hela landet.”
Tilda Back
Slutsats
Konvoj har vänt upp-och-ned på en bransch där de tekniska verktygen sett likadana ut i över 20 års tid. Många har drömt om att AI borde kunna lösa vårdens svåra schemapussel, Konvoj har lyckats med det i praktiken. Med inspiration från flygets algoritmer och ett djupt engagemang för välfärden har teamet på Konvoj skapat ett verktyg som kan förändra svensk vård och omsorg i grunden.